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Termes de référence pour le recrutement d’un Consultant
Mission : «Audit organisationnel des directions du METFP (DPP, DET, DFQP, DIPIT)» dans le cadre du projet «Promotion de la Formation professionnelle» auprès du METFP
1. Autorité hiérarchique
Le Consultant relève :
Pour la partie béninoise : de la DPP/METFP
Pour la partie allemande : du conseiller allemand du projet
2. Contexte de la Mission
Le projet bénino-allemand «Promotion de la Formation professionnelle » a démarré en janvier 1999. L’objectif de la première phase consistait à élaborer une stratégie concertée pour la ré-forme de la formation professionnelle et un Plan d'action pour sa mise en œuvre. C’est ainsi qu’un «Document de Politique et d 'Orientations portant sur la réforme de l'ETFP» et un «Plan d'action pour la mise en œuvre de la réforme de l'ETFP» ont été approuvés par le conseil des ministres le 28 mars 2001 et le 28 novembre 2001.
Actuellement, le projet «Promotion de la Formation professionnelle» se trouve au début de la deuxième phase de promotion (2002 – 2004). Un des résultats à obtenir est formulé comme suit :
«Les directions techniques du METFP disposent des capacités et des structures nécessaires à la mise en œuvre de la réforme de l'ETFP»
Un des indicateurs pour ce résultat est :
«Les structures du METFP sont opérationnelles pour travailler selon les nouvelles vocations de la réforme de l’ETFP et en partenariat avec le secteur privé»
Partant :
• des propositions de la «Mission de contrôle d'avancement du projet» en octobre/novembre 2000,
• des actions prescrites dans la Stratégie 2 du Sous-Plan 1 du Plan d'action pour la mise en œuvre de la réforme de l'ETFP : «Renforcement des capacités du METFP et des directions techniques»,
l’«Atelier de planification opérationnelle» organisé les 04 et 05 mars 2002 pour préciser les acti-vités à mener par le projet durant sa phase actuelle 2002 – 2004, a proposé d'entreprendre l'activité suivante :
«Réaliser un audit organisationnel des directions du METFP : DPP, DET, DFQP, DIPIT»
3. Contenu de la Mission du Consultant
Le Consultant aura pour tâche, en étroite collaboration avec les directeurs du METFP (DPP, DET, DFQP, DIPIT) et le conseiller allemand du projet, de mener un «Audit organisationnel des directions DPP, DET, DFQP et DIPIT du METFP»
Le but de l’Audit est d’examiner, de vérifier la conformité de la situation actuelle de ces direc-tions aux objectifs fixés pour la mise en œuvre de la réforme de l’ETFP. Les recommandations issues de cet audit doivent viser le renforcement des capacités des directions DPP, DET, DFQP et DIPIT du METFP afin qu’elles disposent des ressources humaines, matérielles et des struc-tures opérationnelles et performantes pour remplir efficacement leurs missions.
La méthodologie souhaitée pour l’Audit est la suivante :
1. Analyse des objectifs et des pré-conditions à créer pour les atteindre
2. Analyse des situations actuelles
3. Etude comparative : Objectifs – Etat actuel
4. Recommandations visant à améliorer l’état actuel pour atteindre les objectifs
Les questions et les thèmes principaux à traiter dans cet Audit sont :
a) Quelles sont les tâches nécessaires (ressorts et attributions regroupées selon le domaine d’action ou champs d’activité) que le METFP doit accomplir pour bien mettre en œuvre la ré-forme envisagée de l’ETFP (étude des documents de référence suivants : «Document de Politique et d 'Orientations portant sur la réforme de l'ETFP», mars 2001 ; «Plan d'action pour la mise en œuvre de la réforme de l'ETFP», novembre 2001).
b) Partant de cette analyse, il faudrait voir quelles sont les ressources humaines et matérielles qui devraient être mises en place pour que le METFP puisse remplir efficacement les tâches résultant du point a) ci-dessus dans le cadre de la mise en œuvre de la Réforme de l’ETFP ?
c) Quelle est la situation existante en ce qui concerne :
• les organigrammes actuels et la description des attributions des directions DPP, DET, DFQP et DIPIT du METFP
• le fonctionnement et le mode de travail des directions et de leurs services
• l’effectif, les qualifications et compétences des personnels affectés actuellement aux di-rections DPP, DET, DFQP et DIPIT du METFP
• l’état des ressources matérielles existantes au niveau des directions DDP, DET, DFQP et DIPIT du METFP
d) Faire une étude comparative et voir dans quelle mesure les ressources humaines et maté-rielles actuellement mises en place et disponibles dans les directions et services correspon-dent aux objectifs fixés (voir sous a) et sous b)). Il faudrait décrire les points forts, les pro-blèmes et insuffisances, à spécifier pour chacune des 4 directions.
e) Au terme de cette étude comparative, élaborer des recommandations visant le renforcement des capacités des directions DPP, DET, DFQP et DIPIT du METFP pour qu’ils disposent des ressources humaines et matérielles et des structures opérationnelles et performantes pour remplir efficacement leurs missions dans le cadre de la mise en œuvre de la Réforme de l’ETFP. Il s’agira d’élaborer un programme d’action détaillé pour le renforcement des capaci-tés des directions citées ci-dessus du METFP.
Pour bien accomplir la tâche, le Consultant sera amené à :
• rester en contact permanent avec la DPP et le conseiller allemand pour avoir toutes les in-formations relatives au projet et nécessaires à la clarification de sa tâche et les tenir infor-més de l’avancement de sa mission
• étudier et analyser les documents existants dont il tiendra compte pour l’accomplissement de sa mission (entre autres : le «Document de Politique et d 'Orientations portant sur la réforme de l'ETFP», mars 2001 ; le «Plan d'action pour la mise en œuvre de la réforme de l'ETFP», novembre 2001 et les organigrammes actuels du METFP)
• élaborer un questionnaire pour l'analyse de la situation existante dans les différentes direc-tions du METFP
• sur la base du questionnaire élaboré, analyser et décrire la situation actuelle au niveau des différentes directions du METFP
• Avoir des entretiens avec les cadres et collaborateurs affectés aux différentes directions
• mener des études comparatives sur l'objectif (structures, ressources humaines et matérielles nécessaires pour la mise en œuvre de la réforme de l'ETFP envisagée) et l'état actuel des directions DPP, DET, DFQP et DIPIT du METFP (structures et ressources existantes)
• mener des consultations, si nécessaire, avec d'autres personnes ressources
• élaborer des recommandations et un programme d’action pour le renforcement des capaci-tés des différentes directions du METFP
• établir un rapport final
• remettre ce rapport final au Projet Promotion de la Formation Professionnelle
4. Résultats attendus :
A la fin de sa mission, le Consultant fournira sur disquette un rapport final comportant :
• les activités entreprises durant sa mission y compris la liste des personnes rencontrées
• le développement des thèmes principaux traités cités au point 2. ci-dessus
• les recommandations et un programme d’action visant le renforcement des capacités des directions DPP, DET, DFQP et DIPIT du METFP en vue de disposer des ressources humai-nes et matérielles et des structures opérationnelles et performantes pour remplir efficace-ment leurs missions dans le cadre de la mise en œuvre de la Réforme de ETFP.
5. Qualifications requises du Consultant
• Capacités d’appui conseil en gestion et organisation des structures administratives
• Expérience dans la réalisation des audits organisationnels
• Connaissances générales en matière de la formation professionnelle
• Compétences dans le travail conceptuel (réalisation des analyses et élaboration des re-commandations écrites)
• Capacités en communication lui permettant de mener des entretiens et consultations avec différentes personnes ressources
• Connaissance des logiciels courants de traitement de textes
6. Durée de la Mission: 13 mai 2002 au 17 juin 2002
7. Estimation du temps de travail
Calcul jours/homme
Cadrage de la mission 1,5 H/j
Collecte des documents et analyse 5 H/j
Confection des outils (questionnaires, référentiel de compétences) et Entretiens 25 H/j
Analyse compérative réalités/objectifs de la réforme 7 H/j
Elaboration des recommandations, du Plan d'action et du Rapport 5 H/j
Au total :43,5 H/j
